Post-its vs blocos de notas: qual se adapta à sua secretária?

Resposta rápida

Use notas adesivas para lembretes que precise de mover, colar ou deitar fora rapidamente. Use um bloco de notas para despejar ideias, notas de reuniões e listas que queira destacar e guardar. Se a sua secretária tiver ambos, deixa de forçar uma única ferramenta a fazer dois trabalhos.

A verdadeira diferença: móvel vs. destacável

As notas adesivas são temporárias por natureza: escreve, cola, move e deita fora. Os blocos de notas são sequenciais por natureza: trabalha pela página abaixo e depois destaca a folha quando termina. Essa única diferença decide a maior parte do seu fluxo de trabalho. Se a informação precisa de viajar da sua secretária para um monitor, frigorífico ou agenda, ganham as notas adesivas. Se a informação precisa de um lugar estável enquanto pensa, ganha o bloco de notas.

Um bloco de notas como o bloco de notas corgi Mind Zoomies, com 50 folhas destacáveis coladas no topo e um suporte de cartão, é feito para um despejo mental contínuo. Não é preciso descolar e reposicionar; preenche-se a página, rasga-se e começa-se a seguinte. As notas adesivas não conseguem fazer isso sem enrolar ou perder a aderência.

Quando as notas adesivas são a melhor ferramenta

As notas adesivas brilham quando a própria nota é um sinal, não um registo. Um lembrete no monitor, uma marcação de página num livro ou um rápido "perguntar sobre isto" na secretária de um colega dependem todos de a nota ser pequena, visível e móvel. Também funcionam para planear quando é necessário reordenar tarefas fisicamente: escreva cada tarefa numa nota, disponha-as e cole a ordem final na sua secretária.

A contrapartida é a capacidade. Os post-its contêm uma ideia cada e perdem a aderência se ficarem empoeirados ou forem manuseados em demasia. Não são o local adequado para as notas de uma reunião inteira nem para uma lista contínua que irá acrescentar ao longo da semana.

Quando um bloco de notas é a melhor ferramenta

Um bloco de notas dá-lhe uma página inteira para pensar. Por isso, é melhor para despejar ideias, esquemas de projetos e qualquer lista que cresça ao longo de vários dias. O formato destacável é a principal caraterística: quando a página está concluída, sai da sua secretária sem deixar desordem. Um bloco de notas também lhe dá um local consistente para consultar, para não andar à procura de seis post-its espalhados.

A contrapartida é a portabilidade e a visibilidade. Um bloco de notas fica onde o coloca e uma página não pode ser colada no monitor. Se o seu fluxo de trabalho depende de notas que se movem, um bloco de notas por si só vai frustrá-lo.

Como separar os dois sem duplicar trabalho

Dê a cada ferramenta uma tarefa. Use notas adesivas para qualquer coisa com prazo hoje ou um local para viajar. Use o bloco de notas para qualquer coisa que precise de pensar ou guardar até a página ficar cheia. No final do dia, mova qualquer nota adesiva que tenha sobrevivido para o bloco de notas para que não se perca.

Se escrever com uma caneta específica, mantenha essa caneta com o bloco de notas para que o despejo de ideias não pare enquanto procura tinta. Uma caneta dedicada ao lado do bloco é um pequeno hábito que mantém o sistema a funcionar.

Compromissos num relance

• Notas autocolantes: móveis mas limitadas: Pode colá-las em qualquer lugar e reorganizá-las fisicamente, o que é ótimo para planear. Mas cada nota contém uma ideia e perdem aderência com o tempo. Escolha notas autocolantes para lembretes e planeamento de tarefas móveis.
• Blocos de notas: espaçosos mas fixos: Um bloco de notas oferece uma página inteira para despejar ideias e listas, e as folhas destacáveis mantêm a secretária limpa. Mas o bloco fica no lugar e as páginas não podem ser coladas no monitor. Escolha um bloco de notas para pensar, tomar notas de reuniões e fazer listas.
• Usar ambos: papéis claros, sem sobreposição: Atribua post-its a tudo o que se move ou expira hoje, e o bloco de notas a tudo o que precisa de pensar ou guardar. No final do dia, transfira os post-its restantes para o bloco. Duas ferramentas com duas tarefas vencem uma ferramenta que faz ambas mal.

Produtos que se encaixam em cada lado da comparação

• Bloco de notas Mind Zoomies corgi: Folhas destacáveis (gomadas no topo), mede 50 x 8.5 polegadas, suporte de cartão, desenhado em Charlotte, impresso nos EUA. O topo gomado e o suporte de cartão permitem escrever no colo ou no braço do sofá, e as folhas destacáveis garantem que a secretária fica limpa depois de despejar as ideias.
• Caneta Bitches get stuff done: Caneta de gel roxa com tinta preta, ponta fina 0.5 mm, com a frase impressa "Bitches get stuff done." Uma caneta de gel de ponta fina é a companheira prática para um bloco de notas: escreve suficientemente pequeno para listas e seca rápido o suficiente para destacar a folha sem borrões.

Qual deve comprar?

Melhor para

• Pessoas que planeiam movendo tarefas fisicamente e precisam de lembretes que viajem consigo
• Qualquer pessoa que despeje ideias, tome notas de reuniões ou mantenha uma lista que cresce ao longo dos dias

Não para

• Pessoas que querem uma única ferramenta para gerir todas as notas, lembretes e listas
• Qualquer pessoa que precise de ter todas as notas digitais e pesquisáveis